Le mythe de la gestion du temps

Pourquoi les méthodes ne suffisent jamais

Il y a un paradoxe que peu de dirigeants regardent en face : plus vous devenez efficace, plus vous risquez de devenir efficace au service de priorités que vous n'avez jamais réellement choisies. L'efficacité ne pose pas de questions. Elle accélère ce qu'on lui confie, d'où que cela vienne.

C'est ce paradoxe qui explique un parcours que vous reconnaîtrez peut-être. Les listes hiérarchisées. Les matrices qui séparent l'urgent de l'important. Les journées découpées en blocs. Les applications qui promettent, cette fois, la maîtrise. Chaque méthode a fonctionné, quelques semaines. Puis la réalité a repris ses droits, et vous en avez tiré la conclusion habituelle : il vous manque de la discipline, de la rigueur, ou simplement la bonne méthode, celle que vous n'avez pas encore trouvée.

Cette conclusion mérite d'être examinée. Car elle vous fait chercher au mauvais endroit, et elle vous y fera chercher longtemps.

Des méthodes qui tiennent leurs promesses

Soyons justes : les méthodes de gestion du temps ne sont pas inutiles. La plupart font exactement ce qu'elles annoncent. Elles ordonnent, elles découpent, elles séquencent, elles fluidifient. Une journée structurée par blocs se déroule mieux qu'une journée livrée au hasard. Une liste tenue vaut mieux qu'une mémoire saturée. Si ces outils échouent si souvent, ce n'est pas parce qu'ils fonctionnent mal.

C'est parce qu'on leur demande quelque chose qu'ils ne peuvent pas donner.

Une méthode reçoit un contenu et l'organise. Elle ne se prononce jamais sur le contenu lui-même. Elle traite avec la même neutralité la sollicitation qui ne méritait pas dix minutes et le travail dont dépend votre année. Elle case tout, avec application. Et c'est précisément là son silence : elle exécute mieux, mais elle ne juge rien.

Or votre problème n'est pas seulement un problème d'exécution. Vos journées sont pleines, vos semaines s'enchaînent, votre agenda déborde de choses faites. Le sentiment qui persiste malgré tout, celui d'un temps qui vous échappe, ne vient pas de ce que vous exécutez mal. Il vient de plus haut.

Votre agenda est rempli avant d'être organisé

Voici le point que les méthodes laissent dans l'ombre : au moment où vous ouvrez votre agenda pour l'organiser, l'essentiel s'est déjà joué.

Les réunions ont été acceptées. Les demandes ont été admises sans examen. Les habitudes ont été reconduites. Les engagements pris il y a six mois continuent de produire leurs effets chaque semaine. Ce qui vous reste à faire, ce que vous appelez « gérer votre temps », consiste à ranger au mieux ce qui est déjà entré.

La gestion commence quand tout est déjà décidé.

Les vraies questions se posent en amont, et aucune application ne les posera pour vous. Qu'est-ce qui mérite d'entrer dans votre agenda ? Qu'est-ce qui doit en être exclu, non pas reporté, exclu ? Qui a le pouvoir d'y imposer une priorité ? Quelles activités doivent être protégées, quoi qu'il arrive ? Et surtout : quels renoncements êtes-vous prêt à assumer, car choisir un usage de votre temps, c'est toujours en refuser cent autres ?

Tant que ces questions restent sans réponse, optimiser votre agenda revient à exécuter plus vite des choix que vous n'avez pas faits.

On peut perdre son année avec méthode

Prenez un dirigeant parfaitement organisé. Son agenda est impeccable. Les réunions commencent à l'heure, les créneaux sont codés par couleur, la boîte de réception est vidée chaque soir. À l'échelle de la semaine, tout est irréprochable : chaque case se justifie, chaque rendez-vous a une bonne raison d'être là.

Et pourtant. Cela fait quatre mois que la décision qui engagera les trois prochaines années, le repositionnement d'une offre, un recrutement clé, la préparation d'une transmission, attend un moment qui ne vient jamais. Elle n'a pas été refusée. Elle n'a même pas été arbitrée. Elle a simplement été déplacée, semaine après semaine, par des urgences dont aucune, prise isolément, n'était illégitime.

Ce dirigeant ne manque ni de méthode, ni de discipline. Chacune de ses semaines, jugée seule, est une réussite. C'est l'ensemble qui ne ressemble à rien de ce qu'il avait décidé. Le drame n'est pas le désordre, il n'y a pas de désordre. Le drame est un ordre parfait au service de rien.

Ce qui manque n'est pas une méthode

Si les méthodes tiennent leurs promesses et que le problème demeure, c'est que le manque est ailleurs. Ce qui manque, c'est une instance. Un pouvoir qui décide de ce qui entre et de ce qui n'entre pas. Qui refuse en votre nom ce que vous auriez accepté par réflexe. Qui protège ce que vous avez déclaré essentiel contre ce qui se déclare urgent. Qui assume des renoncements explicites plutôt que de laisser les reports s'en charger.

Aucun État ne confie ces décisions à son secrétariat, si efficace soit-il. Elles relèvent d'un gouvernement. Il en va de même pour votre temps : les méthodes restent utiles, mais comme outils d'exécution, soumis à un pouvoir qui décide. Ce pouvoir, personne ne l'exercera à votre place. Et nous lui donnerons, dans la suite de cette série, un nom et une forme.

En attendant, la question a changé. Elle n'est plus : « comment mieux organiser mes journées ? » Elle est devenue : « qu'est-ce qui mérite mon temps, et qu'est-ce que je refuse ? »

Mais avant même d'y répondre, un constat s'impose, et il est moins confortable qu'il n'y paraît : ce pouvoir sur votre agenda est déjà exercé, chaque jour, avec constance. Rarement par vous. Reste à savoir par qui.

C'est l'objet du prochain article : qui gouverne, réellement, votre agenda ?

Premier article d'une série consacrée au gouvernement du temps.